Folge 26 - Organigramm vs. User Journey - Website-Relaunch an Hochschulen

00:00:03: Insight Hochschulkommunikation von Expertinnen für Experten.

00:00:10: Alles rund um Kommunikations-PR, Marketing und Digitalisierung an Hochschulen und Forschungseinrichtungen.

00:00:18: Powered by Bundesverband Hochschulkommunikation und Mandarin Adieu!

00:00:24: Da sind wir wieder.

00:00:24: herzlich willkommen zu einer neuen frischen Folge von Insight-Hochschulkomunika den Insider Podcast für alle, die PR-Marketing und Digitalisierung an Hochschulen gemeinsam gestalten, ein bisschen weiterdenken wollen.

00:00:36: Und vor allem auch sich vernetzen wollen!

00:00:38: Ich bin Ina Thiloudis und für heute haben wir uns einen ziemlich großen Brocken vorgenommen.

00:00:42: Mal gucken wie viele Schichten wir da heute gemeinsam mit einem Meißel abtragen werden ist so'n bisschen... Oh ja jetzt mal ich den Teufel schon an die Wand.

00:00:50: Entgegnerprojekt der Hochschulkommunikation, nämlich der Website-Relaunch.

00:00:55: Wobei wir auch darüber reden müssen ob dieses Wort überhaupt noch zeitgemäß ist.

00:00:58: Ist keine OP am offenen Herzen, das ist einer meiner Lieblingssprüche.

00:01:02: trotzdem aber glaube ich extrem komplex!

00:01:05: Noch mal wichtig.

00:01:06: vorher zur Eingrenzung und wir reden heute nicht über ein tolles neues Logo, dass Design oder die Brandstrategie besetzen da an wo Marke und Inhalte eigentlich schon stehen, nämlich im Maschinenraum.

00:01:17: Wie steuert man das Projekt?

00:01:19: Wie übersteht man die Ausstreibungsphase, also die ganzen kleinen fiesen Fragen.

00:01:23: Dafür habe ich mir Gäste eingeladen digital dazu geschaltet, die so OP's schon mehrfach hinter sich gebracht haben.

00:01:29: Patienten leben alle noch.

00:01:31: Das ist einmal Silke Sauer von der Friedrich Alexander Universität Erlang Nürnberg.

00:01:36: Hallo Silke schön dass du da

00:01:37: bist!

00:01:39: Dann ist Sven Elabok dabei von der HU Berlin hallo Und Andrea Dahlke, meine Kollegin von Mandarin aus Schwerin steuert genau solche Relounge-Prozesse.

00:01:51: Hi Andrea!

00:01:52: Hallo!

00:01:53: So dann macht es mir doch bitte einmal einfach und macht mal selber den Rundumsschlag.

00:01:58: stelle ich euch einmal vor damit wir wissen wer seid ihr, woher kommt ihr was ist euer Daily Business?

00:02:02: Was ist der Bezug zum Thema?

00:02:05: Silke willst du anfangen?

00:02:06: Ich bin Spoilerma.

00:02:07: darf ich spoilern?

00:02:08: Du bist im Urlaub gerade

00:02:09: ne?!

00:02:10: Ja.

00:02:10: Also nicht irgendwie in Erlangen-Nürnberg da unterwegs, sondern wo war das?

00:02:14: In Dänemark bist du, ne?

00:02:16: Genau!

00:02:16: In Dänemark ganz oben an der Küste.

00:02:18: Schön dass du dir trotzdem Zeit genommen hast.

00:02:20: Mach mal einmal den Rundumstach.

00:02:22: Ich bin Silke wie Ihnen schon gesagt hat.

00:02:24: Zicke Sauer ich bin Chief Brand Officer der Friedrich Alexander Universität seit mittlerweile vier Jahren.

00:02:30: War vorher aber auch schon an der FAU einige Jahre als Head of Communication und Marketing an der Facultät.

00:02:36: Hab Design studiert und auch Marketing studiert und ja vorher auch viel in Agenturen gearbeitet, in München und Berlin.

00:02:43: Und mittlerweile ganz der LVU verschrieben und kümmere mich um die Markensteuerung.

00:02:49: Das heißt tatsächlich um alles was digital oder print oder doch immer auch Sorry Telling das die Marke LVUs sozusagen sichtbarer macht, funktionsfähiger macht.

00:02:59: es geht von Culture Positioning bis tatsächlich auch jetzt zum Apparelound, der deswegen auch Teil meiner Aufgabe ist oder jetzt auch wahr.

00:03:07: Wir sind ja fast durch, genau so!

00:03:10: Okay, danke schön Siggis.

00:03:12: Sven magst du gleich anschließen?

00:03:14: Ja gerne Sven Ellerbrock.

00:03:15: ich leite ein kleines Team für digitale Kommunikation an der Humboldt-Universität habe Kultur und Medienwissenschaften ganz im Norden nicht weit entfernt von denen man studierte in Flensburg bin dann nach Berlin gegangen, habe an einem Institut der Humboldt-Universität quasi meine berufliche Karriere gestartet.

00:03:35: Was ganz spannend ist weil es eine Ausgründung ist die sich mit Organisationsentwicklung, Coaching, Personal und Userability und User Experience beschäftigen.

00:03:46: also ganz viele Schnittstellen Themen die ich später wieder sehen durfte.

00:03:51: Genau, bin dann in ganz anderes Wasser gehüpft.

00:03:53: erst mal zu dem größten kommunalen Krankenhauskonzern Deutschlands wie Wandes.

00:03:59: Hab da die Projektleitung übernommen für den Website-Relaunch.

00:04:02: Das war also ein Riesenprojekt und ich dachte immer, ich bekomme gar kein komplexeres Projekt mehr auf den Tisch.

00:04:09: Ich bin dann aber an die Humboldt Universität gegangen.

00:04:13: Und leite eben hier die Digitale Kommunikation vorvorher.

00:04:15: auch in der Internetkommunikation habe mich mit Social Internet Plattform auseinandergesetzt.

00:04:21: Das zu meinem Background vielleicht erst mal.

00:04:23: Okay, so Andrea macht den Sack zugeteilt?

00:04:27: Ja ich bin Andrea und ich bin Projektmanagerin bei Mandarin.

00:04:31: Ich bin quasi die Schnittstelle zwischen Agentur und Kunde und habe schon einige Website-Relaunches begleitet.

00:04:38: das heißt ich bin meist die erste Anlaufstelle wenn der Kunde kommt und auch die die am Ende des Projekts dann final übergibt und macht es jetzt seit knapp zwanzig Jahren.

00:04:49: Und ja, also habe schon einiges mitgemacht bei solchen Relaunchen von lief total super, lief super gut durch bis hin zu okay.

00:04:57: da müssen wir jetzt gucken wie wir die Kuh vom Eis kriegen.

00:04:59: Habt ihr gesagt ihr seid jetzt gerade

00:05:01: durch?

00:05:01: Nee, wir sind mittendrin.

00:05:03: Ihr seid auch noch mittendran.

00:05:05: Wir sind tatsächlich... Ja ich würde sagen wir sind gerade durch.

00:05:09: Fühlt sich doch nicht so an aber ihr seid schon durch!

00:05:13: Ich bin hier einmal in den Relaungeprozess Mit einem Wort oder zwei, drei Worten zusammenfassen müsste.

00:05:19: Welche wären das?

00:05:20: Also unser Prozess, da wäre der Begriff den ich auf jeden Fall mehr stufe ich weil es ist die Basis dass immer wieder bei aller Agilität und einen klassischen Projekt Phasen die man hat wir müssen uns immer wieder auf die Stufen auch beziehen.

00:05:34: also es fühlte sich kurz ein bisschen an als hätten wir erst auch hinter uns gebracht aber es war nur die erste Stufe.

00:05:41: Es war aber trotzdem ein großer Erfolg, weil es wirklich der erste sogenannte Reload nach langer Zeit war an der Humboldt-Universität und Projektfaser zwei und drei sind der Rollout.

00:05:52: Das heißt wir haben im Grunde die Basis gelegt technisch gestalterisch vor allem auch konzeptionell und inhaltlich uns erst mal nur auf die Kernbereiche der Humbod Universität bezogen also die Selbstdarstellung von Forschung und Lehre Und natürlich alles was werdende Studierende und aktuelle Studierenden brauchen.

00:06:10: Das sind so die inhaltlichen Themen, die wir behandelt haben.

00:06:12: und jetzt der Rollout.

00:06:13: da geht es in die Dezentrale.

00:06:14: Da wird's auf jeden Fall nochmal dezidiert anders individuell und Schritt für Schritt werden wir auch technisch ausbauen.

00:06:22: Okay!

00:06:23: Es waren deutlich mehr als drei Worte?

00:06:25: Hallo,

00:06:26: ich darf dich dann erklären.

00:06:27: Darfst du natürlich unbedingt... Es ist komplex, es ist einfach auch komplex.

00:06:32: Ihr seid ja fast fertig!

00:06:35: Das klicken wir auch schon fast noch so ein bisschen weise mit der Tendenz zum Stufen-Weisen vorgehen?

00:06:40: Nee das ist was Sven sagt da sind wir tatsächlich schon durch.

00:06:43: also wir haben die große dfu.de letzten November relaunched und das war die erste Seite mit der wir live gingen.

00:06:49: jetzt insgesamt sind es ein Tausend Einhundert ums Jahr die alle auch tatsächlich einzustehende Website, also Centerlohn-Instanzen sind und die wir jetzt seit November bis in den Augustreien umgestellt haben.

00:07:03: Wir haben die Fakultäten in Klastern umgestellt, nach der großen FAU.de und EU.

00:07:08: Die Englische muss ja immer mit.

00:07:10: Da haben wir sozusagen die Revi umgestellt.

00:07:12: dann die Tech... Also das ist jetzt nacheinander immer, die hatten immer ungefähr sechs Wochen für die Umstellung.

00:07:17: Wir waren mit dem Design im August ungefähr ganz fertig letztes Jahr, im August und haben dann sozusagen die kompletten Content Migrationen und die ganzen Anpassungen gemacht.

00:07:29: Und haben wie gesagt die FAU DE als ja unsere größte Testinstanz.

00:07:34: im Endeffekt ist das was ich meine.

00:07:35: also darauf konnten wir alles was wir tun wollten dann auch wirklich direkt umsetzen.

00:07:39: Die Fakultäten hatten eine Vorstellung.

00:07:41: Es waren natürlich die ganze Zeit eng begleitet, also deswegen ist es so ein bisschen tricky.

00:07:45: Also das sind drei-jährige Protesten.

00:07:47: Wir haben mit Evolutionen angefangen im Jahr und zwanzig extrem viele Workshops.

00:07:52: Da habe ich mich da bei unendlichen Sprechstunden und was auch immer Internetbegleitung, immer wieder Workshop, immer weiter Dialoge.

00:08:00: Und nach der Ausschreibung als wir ins Design gegangen sind, haben wir dann dieses Design testen lassen.

00:08:04: Wie gesagt, seit August letztes Jahr war das Design da!

00:08:08: November sind die großen Seiten live gegangen und dann nacheinander, die anderen.

00:08:11: Und von diesen Eintausen einhundert sind wir jetzt.

00:08:13: wie gesagt ich glaube in den letzten drei oder vier haben auch extern gehostet.

00:08:17: Ich weiß nicht wenn vielleicht bei euch auch die muss man immer noch mal extra abholen.

00:08:21: Die kriegen dann das Design und müssen aber auch bewacht werden bisschen.

00:08:25: Aber wenn ich jetzt mit einem Wort dann sage, das ist halt ein Infrastructure.

00:08:29: Also Website ist eben nicht rebranding und es ist nicht nur schönes Design oder nettes Logo sondern ganz anders.

00:08:36: Das letztendlich Websiteshapes-Reality – das ist mein ganzes Zeit.

00:08:39: Ich bin auch vermutlich seit Jahren schon und habe wie gesagt Stuttgarter Zeitung oder auch der Energie.

00:08:44: Das war eigentlich vermutlich eine der größten Seiten gemacht damals.

00:08:48: Du veränderst tatsächlich das ganze Unternehmen mit der Webseite, deswegen musst du es so gut machen und aber auch so aufmerksam machen.

00:08:55: Du musst schauen was willst du mitnehmen?

00:08:57: Was willst zu löschen also dieses Ordnen und im Endeffekt aber auch die Geschichte erzählen lernen.

00:09:02: Die beiden Sachen musst du zusammen kriegen und du musst es als Infrastruktur Projekt betragen.

00:09:06: dann sind drei Jahre nicht mehr so.

00:09:09: Wie soll ich sagen, überraschend?

00:09:10: Sondern eigentlich verständlich.

00:09:13: Und in den drei Jahren hast du ja auch wirklich viel zu tun.

00:09:15: Ich meine es wäre von Ausschreibung und Designentwicklung.

00:09:21: Aber für mich ist das Infrastruktur die Stufen.

00:09:24: Die haben wir auch gehabt ähnlich wie seiner Bar.

00:09:26: Die sind letztendlich bei uns alles schon durch.

00:09:28: Es ist abgeschossen für uns.

00:09:30: Wir haben halt wie immer bei jedem Projekt noch so ein paar Nachgriffe.

00:09:33: Bist

00:09:34: du aufräumt?

00:09:34: Blues End, wenn man im Gangster-Sprech sagt.

00:09:37: Ja

00:09:38: genau!

00:09:39: Wenn ich kurz anschließen darf, weil Ina hatte das schon so anmoderiert, hat es jetzt auch angesprochen.

00:09:44: Ich glaube ist nochmal ganz wichtig für alle Zuhörerinnen und Zuhöre zu sagen Es ist tatsächlich mehr als ein Relaush vorunter Relauch verstehen je nachdem wenn du fragst wird dann technische Überarbeitung verstanden manchmal auch nur das Design und mal beides zusammen.

00:10:00: Aber dass man wirklich auch sich selbst und wahrscheinlich auch der Universitätsleitung, weil wir über Zeit- und Ressourcenplanung sprechen.

00:10:07: Aber auch allen Beteiligten klarzumachen.

00:10:10: Wir sprechen über verschiedene Gewerke die hier angefasst werden, die zusammen miteinander Hand in Hand laufen müssen.

00:10:16: Konzeption gestaltung, technische Infrastruktur aber vor allem halt auch der Content, die Inhalte.

00:10:21: und das so gehört wahrscheinlich auch ganz vorn, dass es große Aufräumen immer hat das schon erwähnt Schmerz auf der Prozess

00:10:30: für manche.

00:10:31: Es ist ein Change-Projekt, also deswegen verändert die Realität wie die Uni sich sieht und wie sie gesehen wird.

00:10:38: Und entsprechend muss es auch mit der Sensibilität gemacht werden, andererseits aber auch mit Klarheit das wirklich nur noch zu erzählen was nötig ist und nicht mehr was alle im Archiv und ich wollte schon immer mal oben meine Abteilung ist ganz wichtig und Ich muss in der Navigation der Alle Erste sein.

00:10:54: Das kennen wir glaube ich alle Diese verständlichen Selbstdarstellung, also das ist auch verständlich.

00:11:00: Gerade in Universitären Kontexten wo es manchmal ja auch mit Ressourcen und so zusammenhängt ob man auch gesehen wird aber genau das ist was was zentral ist und warum es eben auch ein Change Projekt ist weil du das wirklich aufräumen musst zum Schaufenster werden und Dialograum, nicht einfach nur schön ausschauen.

00:11:17: Und dann steht irgendwie Herr Käse drauf, den du nicht brauchst und denen die Leute auch gar nicht wissen wollen.

00:11:22: Die wollen nicht die Absender kennen, die wollen die Infos, die sie

00:11:24: brauchen.".

00:11:25: Also ich glaube das ist ein ganz großes Thema dass man nämlich immer die Zielgruppe im Auge hat und gerade bei allen die man mit abholen muss, dass man nicht die eigene Darstellung sondern dass man immer gucken muss was erwartet die Ziel-Gruppe denn?

00:11:38: Das kann immer so'n Konflikt sein weil Es gibt Abteilungen, die sagen ja das muss aber unbedingt drauf.

00:11:44: Das müssen wir aber unbedingt mitgeben und man guckt dann aber auf die Zielgruppe und sagt Ja aber dass ist für die Ziel-Gruppe jetzt gar nicht so von Bedeutung da müssen wir einen ganz anderen Einstieg finden.

00:11:54: also ich würde immer noch das Wort was du auch in der schon gesagt Komplexität komplett mit reinbringen weil Man muss immer mit bedenken, dass man wirklich alle, alle abholt und alle da abhult wo sie stehen.

00:12:05: Und alle dahin bringt.

00:12:07: das man nämlich sagt an vorderster Stelle steht immer die Zielgruppe wer guckt sich diese Seite an?

00:12:11: Was erwartet der von uns?

00:12:13: Und da eben alle hinzuführen, das ist glaube ich auch gerade am Anfang ein riesen Thema.

00:12:18: Da gibt es schöne Momente und schwierige Momente habe ja verschiedene Situationen gerade im Kopf.

00:12:23: ein sehr kleines, aber feines Team für den Renouch- bzw.

00:12:28: für das Projekt Neue Website wie wir es nennen losgezogen ist beide recht frisch angestellt an der HU und losgezogenes Netzwerk aufgebaut hat und Leute miteinander als Abteilung Organisationsanheiten fachliche Expertise teilweise zum ersten Mal seit Jahren an einen Tisch gebracht hat und gemeinsam über ein Thema und von dem Thema ausgehend Prozesse zu beleuchten, um sie zielgruppengerecht darzustellen.

00:12:54: Und das ist natürlich was, was wir nicht nur für die Website tun sondern was dann noch positive Folgen für die Organisation hat.

00:13:01: Eigentlich tatsächlich bei Internetprojekten ist auch ganz spannend.

00:13:04: Interne Prozesse sind auch nicht immer alle fein.

00:13:06: Ich habe gerade überlegt, wir sollten vorne anfangen.

00:13:09: Aber in meinem Kopf verschiebt sich das Vorne immer weiter nach vorn.

00:13:13: Wir fangen nicht mit der Ausschreibung an.

00:13:15: Wie ihr gerade ja aussagt, wir fangen vorher an und machen hunderte Workshops.

00:13:19: Wir müssen alle irgendwie an einen Tisch kriegen.

00:13:21: Alle erst mal abholen zu sagen Leute die Startseite ist gar nicht so wichtig wenn ihr da nicht oben drauf steht überhaupt nicht schlimm.

00:13:27: wer geht denn heute noch auf eine Startzeit?

00:13:28: Also auch die Vorkenntnisse der unterschiedlichsten Abteilungen sind ja auch super unterschiedlich was digitale Sichtbarkeit betrifft.

00:13:36: Auch vorher brauchen wir eigentlich erst mal die Ressourcen, um das alles zu tun.

00:13:39: Ist das vorne?

00:13:41: Die Idee ist vorne oder dass man oder das Erkenntnis, dass man im Web oder auch in der Zukunft sichtbarer sein muss und dass wir stärkere... Konkurrenz untereinander haben, dass wir aber auch stärker konkurrieren mit Anbietern die ganz anders strukturiert sind als wir in der klassischen Universitätswelt oder Hochschulwelt.

00:13:59: und ich glaube all diese Themen führen ja zu dem Erkenntnis das Web eben tatsächlich zentral ist.

00:14:06: Als Stelle, als Schnittstelle, als Strukturstelle wie immer.

00:14:09: Sichtbarkeitsmoment und wenn das Begriffen ist, auch von der Universitätsleitung vermittelt ist.

00:14:14: Auch miteinander abgehandelt ist.

00:14:16: ja ich glaube dass es so der Moment wo dann auch Ressourcen möglich sind und wo die ressourcen noch gut überdacht werden müssen.

00:14:23: also ich habe das ist auch glaub ich ein zu dir größeren Fehler die universitäten Darf ich das sagen öfter mal machen, dass sie die Ressourcen in Sachmittel definieren.

00:14:32: Also ja dann kriegen wir halt x Euro und dann wird das wohl reichen und der Rest den machen dann intern die Leute als Hobby.

00:14:38: Und genau das ist was du halt unbedingt verhindern musst.

00:14:41: Das ist eigentlich die erste große Hürde die du gehst zu sagen nein Solche Projekte brauchen In-House-Kompetenz, wie jetzt wenn es gesagt hat sein kleines war eines Team.

00:14:49: Das habe ich auch gehabt und das hab' ich auch erkämpft weil das ist was es braucht.

00:14:53: also wir brauchten Menschen die das mitbringen des Projekts wirklich bis ganz zum Schluss begleiten dürfen und wir haben entsprechend weit mehr in Ressourcen, Personalressourcen in Haus investiert als tatsächlich in die Ausschreibungssumme.

00:15:08: Das ist extrem wertvoll gewesen.

00:15:13: Du lernst natürlich mit so Projekten, also du entwickelst in-house kompetentes anderes aber auch das du einfach halt sicher sind dass die Leute den Projekt loyal gegenüber sind.

00:15:21: ja das ist ihr Projekt es ist sie die Owners und in dem Moment arbeiten die halt auch über Jahre dann an so ein Projekt auch engagiert Motiviert und das war bei uns auch so, ich habe ein fantastisches fünfleuteteam.

00:15:35: Das ist nicht anders gemacht als jetzt drei Jahre in den Websiterelaut oder tausendeine Websitesrelauts je nachdem.

00:15:41: Und das war wichtig!

00:15:42: Und das wäre der Startpunkt.

00:15:43: ohne das, wären wir nicht soweit gekommen?

00:15:47: der tatsächlich in Ressourcenverhandlungen drin gewesen wäre, wären wir nicht so weit gekommen.

00:15:52: Das kann keine Kommunikation leisten.

00:15:54: Es kann niemand auch keine Projektleitung leisten.

00:15:56: also die haben alle doch andere Jobs zusätzlich in unseren Bereichen ja?

00:15:59: Also daher muss es ein Team dafür geben!

00:16:02: Es ist wirklich anstrengend wenn man jemanden auf der anderen Seite hat, wenn ich jetzt aus Agentursicht gucke, der das on top zu seiner zusätzlichen Arbeit noch gekriegt hat und gerade solche riesen Projekte...also selbst bei kleineren Projetten ist schon schwierig weil die Person ja wie du schon sagst, ihren Job normal hat und das dann mitmachen soll.

00:16:18: Und dann ist es eigentlich schon vorprogrammiert dass man das Timing nicht halten kann und sowas alles.

00:16:23: also Das ist ein ganz wichtiger Punkt, dass man halt auf der Kundenseite auch wirklich die Ressourcen hat oder die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen hat und dass sie eben auch das Know-how haben und man mit denen halt auch auf Augenhöhe spricht.

00:16:37: Das ist auch so'n wichtiger Punkt.

00:16:40: Wenn ich nochmal zurück zum Erkenntnisbegriff gehe... Ich habe gerade viel darüber nachgedacht Was bei uns der Meilenstein war, weil zur Wahrheit gehört das CHU auch vor meiner Zeit in der Rolle dann sehr lange gebraucht hat um dieses Projekt aufzugleisen.

00:16:54: Und es ist immer leicht eine Erkenntnis ein Ziel aufzuschreiben in zwei Sätzen.

00:16:59: aber das muss ich eben auch in sogenannten bei uns ins Universitätsleitungsbeschlüsse wo dann ins Detail gegangen wird, wo wir über Ressourcen sprechen und abgebildet werden.

00:17:08: Auch da war es so, dass zunächst viel über Sachmittel gesprochen wurde und erst später.

00:17:12: Und das war dann der erfolgreiche Versuch des Aufgleisens dann auch klar gesagt wurde was haben wir über Sachmitteln hinaus?

00:17:19: Welche Ressourcen kaufen wir uns extern zu welchem Zeitpunkt ein kann man ja durchaus beziffern Und gleichzeitig bauen wir parallel interne Kompetenzen auf, wie bauen wir uns diese Kompetenz?

00:17:31: durch Schulungen und Begleitung auf.

00:17:33: Aber welche Stellen brauchen wir auch dafür zusätzlich noch?

00:17:36: Als wir das hatten als das eingetütet war begannen bei uns eine Zeit die sehr dynamisch war.

00:17:42: Ausschreibungen können auch echt Wartezeit bedeuten und Frust, wenn man so eine typische Verhaltungsprozesse denkt.

00:17:47: aber es ist immer was passiert.

00:17:49: in dem Sommer hatte ich im Grunde mit dem Entschluss mit der Zusage der Ressourcen auf einmal drei Ausschreibungen vor mir und zwei Stellen-Ausschreibung und dann ging's los und Stück für Stück setzte sich das Puzzle über die nächsten Monate zusammen.

00:18:02: und genau wenn wir den Prozess sprechen, der glaube ich dann durchaus bei Silke um mich auch mit Sicherheit sich unterschieden hat Können wir da vielleicht nochmal reindeifen?

00:18:11: Ja, auch wie man jetzt im Anschluss dann zu der Ausschreibung kommt.

00:18:15: Hast du ja gerade auch schon ein bisschen angeteasert dass er auch durchaus unterschiedliche Wege hinführen können.

00:18:20: Also in gewissen Klingen sicherlich ähnelt oder.

00:18:22: ich denke auch hier werdet Workshops gemacht haben, ihr werdet euch überlegt haben und was wir wollen.

00:18:26: Wir haben vor dem Schreiben der Aussschreibung Ich würde sagen in drei Vierteljahr Evaluationsphase gehabt.

00:18:34: natürlich auch Mitarbeiter Wie Du sagst.

00:18:35: Du musst ja auch einstellen.

00:18:36: Du musst sie reinholen Sie müssen mit dem Projekt Anfangs dauert ja auch an der Uni meistens ein bisschen und dann haben wir wirklich evaluiert, evaluiert.

00:18:45: Alle wirklichen Varianten von wie kriegst du Infos auf?

00:18:48: Wir haben Leute zusammengesetzt!

00:18:50: Wir haben uns angehört von der Unileitung bis zu den Studierenden.

00:18:53: was wollt ihr was braucht vom Lehrstuhl bis zur Fakultät?

00:18:57: Wie können wir euch sozusagen das geben was ihr braucht und gleichzeitig aber das tun was?

00:19:01: wir müssen also wirklich dass sie die schon von vornherein abräumen.

00:19:05: Und dann mit all diesen Infos, die wir hatten, sind wir tatsächlich in das Schreiben der Ausschreibung gegangen.

00:19:11: Wir hatten also eine enge Begleitung aus der Verwaltung in dem Fall von Leuten, die das können und machen, die uns auch unterstützt haben.

00:19:18: Es war trotzdem extrem anstrengend!

00:19:20: Wir hatten noch einen externen Berater, der hat mir vorher schon mal da... Der hat mit uns auch die Ausschreibungen eng begleitet.

00:19:26: Das war auch sehr hilfreich.

00:19:28: Er war ja ein UX-Könner.

00:19:29: Also das ist dann immer so ein Thema, dass man auch möchte.

00:19:32: So ist es mit den Ausschreiben zu schreiben dann überraschend schnell gegangen, würde ich sagen.

00:19:38: Die Ausscheidungsphase dauert überall gleich also das ist ein Zeitfenster die musst du halt abwarten.

00:19:44: wir haben Design und Technik getrennt ausgeschrieben tatsächlich auch Design nochmal nachgängig ausgeschrieben weil wir nicht glücklich waren.

00:19:51: warum habt ihr das gemacht?

00:19:53: Warum habt ihr getrenned ausgeschreiben?

00:19:55: Ja, das ist tatsächlich auch glaube ich so eine Philosophie und es nicht jeder glücklich mit der Idee ist getrennt auszuschreiben weil man Angst hat dass die Technik sozusagen des Designs begleitet beziehungsweise andersherum und man dann ein Design bekommt.

00:20:06: Es nicht funktioniert.

00:20:07: Das ist aber so, dass mich überzeugt war, dass wir das handeln können und dass sich lieber einen gutes und Impuls starkes designen möchte.

00:20:15: Und das mir wertvoller war das auch von einer Agentur.

00:20:17: Wir haben mit einem Berliner kleinen Berliner Agentur gearbeitet Studio Gut heißen die Und die sind eben spezialisiert auch auf Forschung und NTOs und so.

00:20:26: Und haben einfach einen Talent, wisst ihr was ich meine?

00:20:29: Auch das zu

00:20:30: verstehen.

00:20:30: Das sind genau die richtigen.

00:20:31: dann, ne?

00:20:32: Ja!

00:20:32: Die sind aber keine Techniker... Die wissen schon natürlich auch, wieso was geht.

00:20:36: Sie holen sich Partner.

00:20:37: so ist nicht.

00:20:37: aber und gleichzeitig wollten wir jemand der halt WordPress wirklich extrem gut kann.

00:20:41: Und dafür brauchst du eine WordPress-Agentur.

00:20:44: da gibt es auch nicht unendlich viele die wirklich fantastisch sind.

00:20:46: Wir brauchen eine Barrierefreiheit et cetera kann und mit Modular in Hamburg haben wir nichts gefunden und deswegen war's aber wirklich wichtig.

00:20:53: also wir hätten das ohne die zwei Ausschreibungen diese Trennung und auch die klaren Fokussierung wer was tun soll nicht hinbekommen, weil sonst hätten wir einen Brei gekriegt.

00:21:02: Also macht ein bisschen Design, machen bisschen Barrierenfreiheit, mach bis die Technik und dann wird es schon gehen, stimmt nicht?

00:21:06: Also hol dir die Leute, die das können was du möchtest!

00:21:10: Und habt ihr das Parallel ausgeschrieben oder nacheinander?

00:21:13: Weil schwierig ist ja immer wenn die Techniker vorab schätzen soll wie lange sie braucht, wenn sie noch gar nichts gesehen hat.

00:21:19: also dass ist ja auch bei uns der Knackpunkt.

00:21:22: deswegen habt ihr es parallel laufen lassen.

00:21:24: trotzdem und hat das gut funktioniert?

00:21:27: Nee, wir haben es parallel laufen lassen.

00:21:29: Aber dann mussten wir im Zweifelsmaus schauen.

00:21:32: War aber okay und waren auch ganz glücklich damit, weil wir viel gelernt haben.

00:21:36: Aber die Phase war trotzdem gar nicht so lang.

00:21:39: Immer die Phasen, die du als Wungenermaßen hast.

00:21:43: Dann haben wir direkt anschließen können.

00:21:45: Das war alles rechtlich gut abhändelbar.

00:21:47: Da hat uns die LVU und die Menschen in diesen Abteilungen wahnsinnig supportet.

00:21:52: Dann ging das schnell vom Tisch.

00:21:54: Wir waren sehr glücklich mit dem Ergebnis.

00:21:57: Wobei ich ein Recht habe, nicht dass es jetzt daran lag das die A getourt.

00:22:00: Das nicht abschätten konnte sondern dass wir bei der Design Ausschreibung einfach nicht gekriegt haben was wir uns gewünscht haben.

00:22:07: ganz unabhängig davon also Und das hilft dann ja auch nichts.

00:22:11: Ja und man darf auch absolut nicht unterschätzen, und es lässt sich auch durch einen guten Ausschreibungsprozess immer nur bedingt oder Auswahlprozess ist es für mir bedingt auflösen.

00:22:20: Personal Fit ist ganz wichtig.

00:22:22: Das können begnadete Gestalter sein mit tiefen Fachwissen aber wenn zwischen Projektleitung oder Product Owner und den Gestaltern in den Prozessen in der Abstimmung nicht funktioniert, kann das alles top edieren.

00:22:36: Ich kann da vielleicht mal kurz zu uns sagen wir haben Also ausgehend von dem Moment, den ich vorhin nannte, der ein Stück weit eine Erleichterung war.

00:22:43: Die Erkenntnisse, die Ressourcen sind zugesagt worden.

00:22:45: dann stand ich trotzdem erst mal alleine da.

00:22:49: aber der erste Posten, den wir im Grunde eingeplant hatten und danach ausgeschrieben haben, war eben eine Projektsteuerung also eine Begleitung des Prozesses durch einen externen Berater.

00:22:58: Schönen Gruß an Magnus Schuppert an dieser Stelle, vielen Dank auch an Magnuss.

00:23:02: Das war eine sehr wichtige Zeit weil wir da strukturiert gemeinsam zum einen diese Prozesse aufgebaut haben die es braucht um alle Bausteine zusammenzukriegen und zum anderen wie aber auch schon mit Silke hat's gesagt workshops begonnen haben in die Gespräche gegangen sind und konzeptionelle Vorarbeiten und Evaluationen gemacht haben.

00:23:21: und dann auf Andreas Frage noch einzugehen wohns ist das ziemlich perfekt gewesen?

00:23:28: am Ende mit Gestaltung ist durch Technik übernimmt, aber das war purer Zufall aufgrund von eher einer schwierigen Unterstützung aus der Verwaltung.

00:23:38: Da wird einfach ein Personalmissstand, dass es länger gedauert bis die technische Entwicklung ausgeschrieben werden konnte und wir haben die Zeit einfach gut genutzt weil wir Konzeption intern gemacht haben, Gestaltung ausgeschieben hat.

00:23:51: nun dass am Ende vielleicht auch noch eine spannende Frage im Kontext jemand geworden ist.

00:23:57: Ein Gestalter der einzelnen Unternehmer zu dem Zeitpunkt war keine große Agentur, das ist auch eine Entscheidung.

00:24:03: da muss man dann zustehen mit allen Vor- und Nachteilen.

00:24:06: aber das war wirklich toll weil jetzt ist er nämlich Kollege länger als Dienstleister für die Humboldt Universität geschrieben hat verantwortlich ist für das Corporate Design der Humboldte Universität wie wir es damals in Print ausgerollt hatten und im Grunde dann da übernehmen konnte, wussten es funktioniert.

00:24:25: Und wir haben so das Feedback des Dienstlers, dass der die technische Entwicklung übernommen hat, auch glaube ich ziemlich gut vorbereiten können.

00:24:33: Ich glaube, das mag ich mit diesem Personal Fit muss da sein.

00:24:37: Man muss wenn man sich wie Sieke auch gesagt hat – und wir haben es genauso gemacht und ich würde's wieder so machen -, wenn man entscheidet, die Gewerke einzeln auszuschreiben, muss die Schnittstelle funktionieren Und man muss bereit sein, das Produkt oder da auch tiefer reinzugehen und mehr zu kommunizieren.

00:24:54: Auch vielleicht wenn es nicht so funktioniert auszugleichen.

00:24:58: Also Empfehlung würde ich so machen.

00:25:00: Ja, auch gleich tatsächlich als Tipp dann mitdenken bei der Ausschreibung des Investmentes dass die beiden sich begleiten müssen gegenseitig.

00:25:07: also weil der Technik Geld da ist, Design-Entwicklung mit reinschaut, dass sie in die Schuh fixe zumindest mit rein darf.

00:25:16: Es müssen nicht acht Tausend Stunden sein.

00:25:17: bei uns waren immer bei den Schuh Fixen, bei den Großen dabei, bei dem Milestone kann dann schon sozusagen ihre Meinung geben können haben schon sagen können ja das können wir so das wissen wir noch nicht muss man mal überlegen und dadurch war das Design letztendlich immer mit der Technik schon im Austausch.

00:25:31: ab sind davon dass die bei uns das große Glück hatten dass die sich sehr gut verstanden haben.

00:25:35: Auch das, wie du sagst, Personal Fit.

00:25:37: Das konnten wir jetzt nicht vorher absehen.

00:25:38: aber wir hatten wirklich da Glück dass die gut miteinander harmoniert haben.

00:25:42: gesagt auch unsere Projektmanagerin ist diese einer von der Herkunft her war bei Playmobil Vorher hat dort auch ein E-Commerce Shops etc.

00:25:51: gemacht und so also die Kante sich aus die konnte auch gut aussteuern.

00:25:54: Da waren wir auch froh da hatten wir Glück am Ende.

00:25:56: Und der, der bei uns das Corporate Design entwickelt hat.

00:25:59: Also wir haben den immer wieder geholt.

00:26:00: Das ist ja der Klaus Koch aus Hamburg.

00:26:01: Der hat immer wieder auf die Seite mitgeguckt und so ein bisschen Input gegeben.

00:26:06: Sodass es auch glaube ich wie bei euch dann einfach ein guter Prozess ist, dass man die verschiedenen Kompetenzen zusammenholt und zusammenarbeiten lässt.

00:26:15: Ich finde das total wichtig, dass ihr sagt, man muss das mitplanen also neben den eigenen Ressourcen, neben dem Geld, einfach mit dem Budget.

00:26:24: Ja, diese Soften-Maßnahmen nennen sie mal.

00:26:27: Die muss man echt auch budgetieren und auf den Schirm haben.

00:26:31: Kommunikation?

00:26:32: Ja also das ist einfach in der Planung oder aus dem Planner ob ein Dienstleister einfach vorhanden ist, dass wie gesagt im Meeting teilnahm dann lieber nochmal zwei Mal nachfragen und zu einer Lösung kommen gemeinsam als es das einen Vorstpunkt entsteht und der Designer sich fragt warum haben die Entwickler das nicht so umgesetzt?

00:26:50: und die Entwicklern sagen so ein Quatsch!

00:26:51: Es geht gar nicht.

00:26:53: Und der Proton sagt, ja aber wie geht's denn?

00:26:56: Ach so ich muss hier ein Viertel des Gesamtbudgets für diese kleine Nöchigkeit des Designers aufwenden.

00:27:02: Nee da machen wir es ja doch nicht!

00:27:03: Ja dann müssen alle sprechen ne das kann der Produkt auch noch ja auch nicht immer

00:27:07: an.

00:27:07: Ja auch der Designer und die Agatur dass sie auch wirklich am Ende auch nochmal Ressourcen haben um das abzunehmen.

00:27:14: Also um das Design, dass er dann letztendlich in der Programmierung entstanden ist.

00:27:18: Es ist ja trotzdem immer denn hin und her ne?

00:27:20: In Figmann wird es hin und Her wie auch immer bis es wirklich sitzt für alle.

00:27:24: Das ist was, was bei den Designern drauf muss, dass da noch Ressourcen sind, dass sie Zeit haben in die Technik Abnahme wiederum reinzuschauen.

00:27:33: Sagen können ja okay, wenn ihr es so nicht lösen könnt dann wollen wir aber die Richtung und nicht gar nicht oder.

00:27:38: Wenn das zu teuer ist dann können wir dich den weg gehen zusammen mehr und dann können dir auch input geben.

00:27:44: Dann empfältet es nicht auseinander unter den stehn ich die techniker enttäuscht da weil des so ne und die designer enthäuser sondern du hast im endeffekt ein team die ganze zeit über den lauf geschaffen die sich auch als supporten sollen müssen können und das bezahlt bekommen.

00:27:59: Da ist ja dieses agile Mindset, von dem man immer spricht so wichtig.

00:28:05: Agiles Mindset bedeutet aber halt auch ein bisschen mehr als wirklich nur sich darauf einlassen sondern das ist dann glaube ich die Aufgabe in der Projektplanung oder Projektleitung dass die Rollen in einer agilen Zusammenarbeit klar sind und Ergidität bedeutet hat auch Flexibilität im positiven Sinne bedeutet aber auch zeitlichen Fristen reagieren muss, wenn ich gerade dran gedacht habe an die Kommunikation zwischen Design und Entwickler und Product Online.

00:28:32: Im Moment, wenn man was nicht so umgesetzt werden kann – das ist immer der Fall – dass man dann mit einem Kommentar in Figma oder Jira oder wo auch immer im Grunde zu einer Be-Lösung kommt innerhalb des Sprins und alle sind glücklich.

00:28:46: Wir brauchen Entscheidungen und die müssen aberfrontiert sein.

00:28:49: Also bis sie miteinander arbeiten, damit die Entscheidung, die bei rauskommt, du tragen kannst als Leitung und die anderen im Endeffekt halt auch verkrassen können weil sie sagen ja das geht Technisch und Designeris nehmen wir es hin oder passt für uns.

00:29:02: Ja und gute Kommunikationstools müsste ihr auch haben.

00:29:04: dann also das war wahrscheinlich auch ein großer Punkt wie kommuniziert ihr alle miteinander?

00:29:09: Oder

00:29:10: Ja,

00:29:11: ja.

00:29:12: Wie viele verschiedene Tools sind in deinem Umlauf?

00:29:15: Und

00:29:15: welche sind von der IT freigegeben?

00:29:18: Genau.

00:29:19: also tatsächlich das hat bei uns seit ich nicht gedacht dass es so viel Zeit schluckt.

00:29:22: ne aber verschiedene Dienstleister parallel.

00:29:25: keiner will eigentlich mit E-Mail zu arbeiten und muss man sich einigen und Wege finden?

00:29:30: keine Frage und leider dann noch relativ schnell wenn man da ins Arbeiten kommt.

00:29:35: Genau, letztlich haben wir da aber einen Weg gefunden.

00:29:38: Aber ich glaube ganz wichtig ist und das ist ein Mindset-Thema entlang der Rollen die man hat in so einem Prozess das Mindset zu haben dass sich tatsächlich einfach reagiere nicht unter Druck oder Zeit aber es gibt halt einen Sprint nachdem wie du ihn definierst, aber er geht in der Regel zwei Wochen und dann habe ich in dieser Zeit die Möglichkeit noch eine Feedback Schleife zu machen.

00:30:01: Also muss ich reingucken und mein Feedback geben damit jemand gemeinsam an der Lösung mit mir arbeiten kann.

00:30:07: Das ist mein Setthema.

00:30:08: das ist etwas was auch ein Veränderungsthema ist, hat es ja auch schon gesagt für die gesamte Organisation, für die Internet-IT, für Die interne Kommunikation.

00:30:18: Der Dienstleister muss sich an die Universität gewöhnen.

00:30:23: Ja,

00:30:24: solche Punkte sind total wichtig.

00:30:25: Damit es gelingt irgendwie und damit kein Frust entsteht auch wenn du weiß ich nicht viel fünf Tage auf Feedback wartest kurz vor um ein Christus dann oder eine Rückmeldung vom Designer oder so ist immer schwierig.

00:30:36: Wir haben

00:30:37: viel tatsächlich mit GitHub gearbeitet mit Tickets in Github was gut war Fiedmann natürlich aber das ist jetzt ja eher ausgestaltung dass man halt da viel freigeben kann.

00:30:48: Ja, digitale Meetings.

00:30:49: Weil ich weiß nicht wie es bei euch war, sondern weil ich meine unsere Anktur saß in Berlin die anderen Hamburg wir in Erlangen.

00:30:55: also Wir haben auch Workshops zusammen gehabt haben uns auch getroffen in Berlin zum Beispiel dann auf mittleren Weg So aber natürlich waren letztendlich ich würde sagen neunzig Prozent digitale Kommunikation.

00:31:06: und ja Also Ich fand dass das eigentlich mit den Tickets und diesen Themen dann funktioniert hat wenn der Projektmanagerin da ein Auge drauf hat und alle wirklich auch Wissen, dass sie dieses Tool entscheidend ist und dass die Sprints dort hinterlegt sind.

00:31:18: Und wirklich auch der ganze Projektplan lag dort am Ende, weißt du?

00:31:21: Dann hast du das einfach abgearbeitet und es ist super wichtig also gut miteinander zu kommunizieren.

00:31:26: Es ist entscheidender glaube ich für jeden Projekt.

00:31:28: Erfolg aber hier auch sehr.

00:31:30: Apropos Veränderungen wir haben halt verschiedene Arbeitsweisen auch innerhalb von verschiedenen Projekten in den verschiedenen Abteilungen gehabt Ging es darum, so gewisse Ziele wie Kommunikation aber auch Dokumentation zu erfüllen und wo tut man das?

00:31:47: Und dann einfach das auch auszunutzen.

00:31:49: Wo jetzt wirklich ein zwei Jahrzehnte lang viel Arbeit reingegangen ist in die Entwicklung von modernen Projektmanagement-Tools und da einfach Dinge miteinander zu vereinen.

00:32:00: Ja, das ist eine Umbewohnung schon wieder weg vom im schlimmsten Fall Exelisten hin zur Live-Kommunikation.

00:32:08: Es ist einfach effizienter, wenn man sich darauf einlässt und da bin ich auch sehr froh dass das am Ende auch geklappt hat.

00:32:14: Aber bei aller Anfang ist es schwer!

00:32:16: Und im besten Fall behält man das ja bei, ne?

00:32:18: Also im Bestenfall läuft es ja weiter, dass der Relaunch abgeschlossen ist aber man diese ganzen Sachen die man daraus gelernt hat wie zum Beispiel arbeiten mit solchen Tools einfach ganz normal dann zum Daily Business gehören und weiter laufen.

00:32:29: so

00:32:30: Absolut, also zumindest zwischen ist ja in unserem Fall meiner Person und den Entwicklern die aktuell intern wie extern sind.

00:32:38: Also da so eine Art Arbeitsgruppe zu haben.

00:32:40: wir haben Sprünzügel angepasst.

00:32:42: Wir sind natürlich nicht mehr in dem ersten Jahr war oder da waren viel heißere Phase Und jetzt ist der Fokus geschiftet auf Content und Konzeption und technische Entwicklung Ist Nicht mehr so schnell notwendig sondern kann sich mehr Zeit gönnen abseits von bug fixes.

00:32:59: Und trotzdem arbeiten wir in diesem Modus und das ist gut, oder?

00:33:03: Um solche dann noch mal aufzunehmen.

00:33:05: Du gesagt hast genau, also bei uns war es genauso Agentur in Mannheim, Internet-Dienstleister, Internet IT in Berlin was aber nicht bedeutet dass man sich über den Weg läuft sondern haben ja auch verschiedene Standorte und viele Homeoffice und es war für alle wunderbar als digital remote zu machen.

00:33:22: Jetzt sind wir ja durch und jetzt kriegen wir Wünsche.

00:33:27: Also jetzt sind alle umstellt und jetzt arbeiten sie damit.

00:33:31: Und jetzt stellen Sie fest, was sie noch gerne hätten.

00:33:33: Das läuft bei uns wieder in Ticket rein und wird wieder abgeschätzt.

00:33:38: Finanzierungsmöglichkeit wie hoch ist der Wunsch verbreitet?

00:33:42: Wie dringlich ist er?

00:33:44: Ja es geht schon weiter!

00:33:45: Wir haben auch noch ungefähr bis nächstes Jahr Juni eine reine Support-Stelle die nur diesen Protest noch betreut werden.

00:33:53: Das andere Team ist tatsächlich im Gerodern aus dem Projekt raus.

00:33:57: Wir haben für diese Wunschliste, die du gerade angesprochen hast.

00:34:00: Bei uns bei Manderin in diesem Projekt Planning Tools und den Projekten auf dem Boards immer eine Spalte.

00:34:06: Die heißt Ponyhof!

00:34:08: Und da schieben wir das immer erst mal alles rüber.

00:34:10: Das ist der Ponyhof.

00:34:12: Da wollen wir schön wäre.

00:34:13: Dieser Wunsch kam.

00:34:15: Finanzierung noch unklar.

00:34:17: Umsetzbarkeit auch.

00:34:18: Also es ist der Ponnyhof.

00:34:19: Aber da stehen schöne Dinge drin.

00:34:21: Manchmal wären das auch Karteilichen aber oft auch nicht.

00:34:24: also... Wenn

00:34:25: der Wunsch groß genug ist oder und wenn du viele Menschen hast, die dann sagen ja aber das wäre halt super viel einfacher.

00:34:31: Wenn ihr das noch irgendwie integrieren könntet, dann lohnt sich das ja auch drei mal hinzuschauen.

00:34:35: Wenn es jetzt ein Einzelwunsch ist müssen wir es natürlich massiv abschätzen.

00:34:38: Aber auch da findet man manchmal doch irgendwie pragmatisch eine andere Lösung um den oder diejenigen doch irgendwie glücklich zu machen?

00:34:45: Vielleicht nicht mit dem ganz großen Einhorn, aber...

00:34:48: Genau.

00:34:48: Weil oft kommen die Leute mit einem ganz konkreten Featurewunsch, weil sie es bei der Universität ExY gesehen haben oder bei Kanalung der Website der Deutschen Bahn und unsere Rolle ist dann ja eigentlich den Bedarf dahinter zu erfragen und wenn der Bedarf dann ausformuliert ist, dann ist das manchmal auch die ganz einfache Lösung und nicht nur das forty-fünfzigtausend Euro Superfeaturen Genau.

00:35:11: Ja, jetzt habt ihr eine ganze Menge erzählt was gut geklappt hat?

00:35:15: Was wirklich auch ein toller Mehrwert ist glaube ich für alle die zuhören und so einen Baby vor der Brust haben oder in Zukunft auf sich zukommen sehen.

00:35:23: Wenn du jetzt nochmal zurückgehen müsstet an den Frühentag eins gibt es irgendwas das ihr rückblickend auf jeden Fall anders machen würdet?

00:35:31: Das ist eine grundsätzliche Sache die ich sehr klar mitgenommen habe dass ich noch sehr viel mehr Regeln aufstellen würde noch viel sinne.

00:35:38: Dann werde ich jetzt alle, die das später hören müssen.

00:35:42: Wir haben schon sehr viel Struktur reingebracht und wir haben auch Dinge, die an Universitäten häufig als normal betrachtet werden, als nicht mehr normal gelassend.

00:35:52: Und dann gesagt nein!

00:35:53: Das ist wieder projektsförderlich noch eben User-Tournee förderlich, Orktat oder User-Turnee gewinnt Und damit sind aber auch bestimmte Regeln natürlich.

00:36:03: Also das sind Regeln in der Gewichtung, was ist wo?

00:36:06: Was wird wo positioniert?

00:36:08: Aber auch Corporate Language-Themen.

00:36:10: also ich würde mittlerweile viel klarer noch Corporate language-Regeln vorab klären.

00:36:15: wir haben viele Autoren also hunderte von Autoren, hundert es von Zuständigkeiten natürlich innerhalb der Einzelsysteme und wir haben das gemacht, aber ich finde spät da hätte man noch drauf sitzen können und das hätte uns im Nachhinein allen auch nochmal wirklich ein bisschen mehr Ruhe beschert.

00:36:30: ja Also das denke ich immer noch.

00:36:32: Da gibt es noch viele andere, aber das einfach in bestimmten Punkten noch mehr Regeln hätte geben dürfen.

00:36:38: Klarheit vielleicht!

00:36:39: Ja

00:36:39: also wie gesagt ihr wisst es... Zum Beispiel haben wir eine Regel aufgestellt, dass die FAU nennt sich FAU.

00:36:46: Sie nennt sie nicht wir, sie nennt ihn nicht unser und sie nennte ich nicht Hansi Panties sondern sie nennten sich FOU.

00:36:50: Das hat was mit KI-Lehsbarkeit zu tun, das hat aber auch etwas mit natürlicher Absenderwert zu tun ja?

00:36:56: Das ist aber was du jetzt in einem Raum von Freiheit, von Lehre und Forschung extrem schwer durchsetzen kannst.

00:37:02: Das heißt, du kannst es dir ganz verdrahten und sagen bitte, bitte, Bitte kümmert euch dann nennt ihr euren Lehrstuhlname, nehmt den richtigen Lehrstühlennamen nicht ein, den ihr euch ausdenkt Weil der Fans, die klingen, sondern den Namen, den ihr habt.

00:37:13: Wenn wir das durchgehend haben, dann kann auch jede Suchmaschine, jede Tio, kann euch letztendlich auslesen und passt es ab!

00:37:20: Aber wenn nicht alles natürlich in absolute Regeln gegossen, sondern damit haben wir beraten und beraten oder beraten ... Und heute würde ich mal sagen... Das würde ich nicht mehr beraten, das will ich festlegen.

00:37:31: Aber ja, Sven, du tast

00:37:33: mich mal.

00:37:33: Guter Punkt.

00:37:35: Ich würde es gerne bestätigen ohne... Dann noch mal auf alles einzugehen und dann ergänzen, weil ich habe gerade gedacht ja genau das hätte ich jetzt auch gesagt.

00:37:44: Und gleichzeitig hab' ich dann gedacht naja wir haben tatsächlich zum ersten Mal in der Geschichte der Humboldt-Universität überhaupt grundsätzliche Regeln aufgestellt.

00:37:53: Die

00:37:53: Frage ist dann wie viel kannst du auch Thomas Bestimmchensteigungen zumuten oder ist nicht auch das Teil des Veränderungsprozesses?

00:38:00: Sven und Zirkow wissen genau Oh man, wir alle hätten es jetzt viel einfacher.

00:38:05: Aber wer weiß?

00:38:06: Wir hätten dann auch die eine oder andere Eskalationen mit rein bekommen, die wir da noch nicht wollen.

00:38:10: aber grundsätzlich helfen diese Regeln halt wirklich allen und das ist einfach ein Prozess sich dran zu gewöhnen.

00:38:16: was ich noch ergänzen möchte ist wo wir jetzt gerade wirklich Probleme haben in den Dezentralen, in den Einrichtungen.

00:38:25: Die Priorität des Projektes nicht nur zu vermitteln sondern auch tatsächlich dafür Ressourcen zu bekommen dass wenn ein Projektleiter oder sei es in dem Fall dann einen Teilprojektleiter-Projektleitung noch viele andere Sachen auf dem Tisch hat dann ist die Zusammenarbeit sehr schwierig und wir haben jetzt eine Phase wo an unserer wie an vielen anderen Universitäten einfach kürzungsbedingte Veränderungsprozesse anstehen und hohe Belastung da ist.

00:38:52: Wir kommen mit der Website um die Ecke und wir können drehen, wenden, regeln und Templates Kopiervorlagen aufstellen.

00:38:59: Am Ende brauchen wir die Kolleginnen und Kollegen für die Inhalte.

00:39:04: Und wenn es in einer letzten Instanz nur die Freigabe und Entscheidung ist über gewisse Dinge – das ist etwas, wo ich gerne wüsste wie ich da hätte noch früher mehr Verbindlichkeit schaffen können und gleichzeitig ist es eine sehr dynamische Welt gerade.

00:39:19: Die Rahmenbedingungen haben sich leider massiv verschlechtert, insofern müssen wir jetzt ad hoc-Lösung finden.

00:39:24: Wenn da die Umstellung hat verbindlich deklariert und das ist auch mit Unileitungsegnung war schon natürlich auch ein Klärung und er hat auch positive und konzeptive Diskussionen mit sich gebracht.

00:39:36: aber am Ende war's klar Wir wollen nicht für acht Jahre lang in Weppel und Schmachen oder für fünf wollen innerhalb von sehr kurter Zeit fertig werden, damit das woran wir gearbeitet haben auch sichtbar wird.

00:39:47: Und auch einsatzbereit.

00:39:48: Warum wir es ja machen?

00:39:49: Das macht man ja nicht als Selbstzweck.

00:39:51: Und daher haben wir dann eine verbindliche Umstellung gehabt und deswegen gab's zumindest die Diskussionen nicht ob jetzt jemand mitgeht oder nicht.

00:40:00: Das hat schon mal sehr viel gebracht.

00:40:01: Es war auch ein Learning aus früheren Protesten.

00:40:05: aber natürlich ist es rotem so dass den vielen Menschen als On Top Arbeit ist, dass sie damit natürlich auch kämpfen.

00:40:13: Dass die andere Prioritäten haben und das es für die immer mehr Arbeit darstellt und immer einen Commitment an des Projektteams, an der Universität ja an den Status.

00:40:22: Und da muss man sehr dankbar sein, dass so viele Leute trotzdem sich so motiviert zeigen und so extrem gut mitmachen.

00:40:29: Und auch wirklich – ich weiß nicht mehr – die bringen unglaublich viel ein!

00:40:32: Das können wir alle gerade an Universitäten hast zu so tolle Leuten sitzen, die da auch so richtig reinpowern, obwohl es als Hobby fast schon ist in dem Fall wenn sie wissenschaftliche Mitarbeiter sind oder promovieren.

00:40:46: Die haben ja andere Aufgaben.

00:40:47: Ja, man muss dankbar sein.

00:40:49: Aber ohne die Verbindlichkeit hätten wir es nicht hingekriegt.

00:40:51: also die Verbindung war absolut zentral.

00:40:54: Genau und Universitäten sind komplex mit jeder Regel kann das gut sein dass wir Ausnahmen feststellen und gleichzeitig das vielleicht noch einmal so.

00:41:03: zum Schluss was wir uns vorgenommen haben ist dass wir für jede Regel auch ein Service haben.

00:41:08: das heißt wenn wir sagen hey du darfst nicht oder du darf nur so dass wir dann auch sagen aber Hat dir die Vorteile und du konntest deinen eigentlichen Bedarf, wie wichtig er nur aus unserer Perspektive ist.

00:41:20: Er ist ja noch mal da.

00:41:21: Ein Gefühl, ne?

00:41:22: Kannst du über andere Wege lösen und hier ist wie...

00:41:25: Ja ihr lasst sie dann nicht allein damit,

00:41:26: ne?!

00:41:27: Gibt einen hohen Support, der Kind!

00:41:29: Sehr schön wertschätzende Abschluss.

00:41:31: insofern vielen vielen Dank dass ihr euch Zeit genommen habt um uns einmal gucken zu lassen.

00:41:36: Vielen Dank, Silke.

00:41:37: Vielen Dank Sven und Silke.

00:41:38: vor allem auch noch einen schönen Urlaub!

00:41:40: Danke

00:41:41: und danke dass wir dabei sein durften.

00:41:45: So Andrea bevor wir jetzt wirklich Schluss machen magst du einmal kurz so deine ein zwei drei takeaways von heute kurz zusammen fassen.

00:41:53: was nimmst Du mit aus der Folge?

00:41:55: Also was ich jetzt mitgenommen habe ist auf jeden Fall das ganze Thema Ressourcen, Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.

00:42:00: Dass das ein Riesenthema ist, dass auf Kundseite oder auch Hochschulseite dann eben nicht einfach so nebenbei laufen kann sondern es muss einen Team dafür geben.

00:42:10: dieses Team muss von allen auch abgesignet sein also sowohl von der Hochschulleitung als alle Stakeholder müssen damit gehen, dass es da für ein Team geben muss was diesen Relounge umsetzt und dass dieses Team halt wirklich nur dafür abgestellt ist und dass dieses Team eben auch das nötige Know-how hat, um das umzusetzen.

00:42:30: Und dieses Projekt dann zu steuern in all seinen Feinheiten und Herausforderungen die es braucht.

00:42:38: Als zweiten Punkt habe ich herausgehört das Thema Kommunikation, also vor allem Kommunikations zwischen den Schnittstellen.

00:42:45: Also vor allem dann eben auch wenn man so wie das jetzt hier gemacht wurde Design und Technik voneinander trennt und getrennt ausschreibt und dass man das eben nicht nacheinander macht sondern dass man die sofort alle mit an einen Tisch bringt und die einzelnen Gewerke dann wirklich regelmäßig zusammensprechen und eben auch über die einzelne Entwicklungsschritte sprechen und gegebenenfalls rechtseitigen Veto einlegen können und man nicht hinten raus merkt, oh Design hat sich was tolles ausgedacht.

00:43:12: Und Technik sagt wie Sven das gesagt hat plötzlich brauchen wir einen Viertel des Budgets dafür um ein Feature umzusetzen so also dass man da wirklich von Anfang an vernünftig kommuniziert.

00:43:23: Und das würde mich zum nächsten Leiden, wo ich denke Tools.

00:43:26: Das ist auch noch mal so ein Thema dass man sich

00:43:30: von

00:43:30: Anfang an im Klaren darüber ist, dass wir halt nicht mehr einfach nur unsere Sachen über E-Mail hin und her schicken und eine Excel Tabelle und sowas sondern dass man eben wirklich Projektmanagement Tools hat aber auch Grafik Tools mit denen man gut arbeiten kann auf die alle zugreifen können weil dann auch dieses große Thema Kommunikation damit auch gut abgedeckt werden kann.

00:43:52: Und den letzten Punkt, den ich habe – das hatten wir jetzt ja zum Schluss – war so dieses ganze Thema Regeln.

00:43:57: Also gerade wenn man so viele unterschiedliche Personen oder auch Gewerke mit im Boot hat dann muss man von Anfang an klar definieren Leitplanken.

00:44:09: Woran hat sich jeder zu halten?

00:44:11: Welche Regeln gibt es?

00:44:12: und das geht glaube schon im großen Los dass man sagt wie wir es hatten.

00:44:17: Man muss sich an Timings halten, man muss sich ans Reaktionszeiten halten bis hin zu der Ton of Voice.

00:44:23: Der muss auch überall eingehalten werden oder die Vorgabe das überall gegendert wird oder keine Ahnung was es dann so für Regeln gibt.

00:44:31: also das wäre für mich auch noch ein Punkt wo ich sage dass sollte man von Anfang an mit auf den Schirm haben weil das sonst am Ende zu Stress führte man sich nicht machen muss und das wären eigentlich meine Main takeaways.

00:44:44: Danke schön, Andrea.

00:44:45: Auch dass du dir mal schon Zeit genommen hast mit deiner Expertise noch einmal an den Tisch zu kommen.

00:44:49: Sehr gerne!

00:44:50: Das war sie Folge XXVI von InSight Hochschulkommunikationen für Expertinnen alles rund um Kommunikations-, PR-, Marketing- und Digitalisierung in Hochschule- und Forschungseinrichtungen powered by Bundesverband Hochschulkommunikation und Mandarin Edu.

00:45:08: Ihr wisst wenn euch die Folge gefallen hat Teilt sie gerne in euren Netzwerken.

00:45:12: Lasst uns eine Bewertung da, schreibt uns auch gerne wenn ihr Themenwünsche habt und wir hören uns in vierzehn Tagen!